物资采购环节常见内控风险与应对措施

物资采购环节常见内控风险与应对措施

物资采购环节内部控制分析

1.存在问题

（1）采购计划不恰当

物资采购过程中，企业物资采购人员未能制定合理、恰当的采购计划和方案，就会导致采购环节过于随意，出现盲目采购现象。部分物资采购人员，由于对“先利库后采购”原则认识不足，就会在物资采购过程中，造成企业物资库存超储问题，或者相应的物资采购量难以满足企业生产需求，进而占用企业现金流，提高了企业经营风险。

（2）管理者内部控制意识不足

国资委联合财政部所颁发的《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》《企业内部控制基本规范》等相关文件中，对内控规范体系的建设提出了明确的要求。但部分企业在生产经营过程中，相关管理者缺乏内部控制意识，未能充分认识到内控制度对企业发展的重要意义，因此在企业实际生产与发展中，难以有效执行内部控制制度，相应的内控制度形式化问题较为严重，缺乏正确的内控管理理念，使得企业物资采购环节难以进行全过程、全方位、全员化管理，采购人员的素质能力得不到有效提升，进而导致企业物资采购过程中存在一定的徇私舞弊现象，采购人员存在行为不端等问题，进一步提高了企业经营风险。

（3）供应商选择不合理

一部分企业在物资供应商选择过程中，往往缺乏一个准确、合理的选择标准，往往只检查供应商的营业执照和税务登记证，过于看重供应商是否能够提供企业生产所需的物资，对供应商的发展规模与经营情况不够重视，缺乏对供应商长期合作能力以及物流运输能力的了解，在物资供应商的选择中未能明确规定，缺少对供应商的资信评估分析工作，使得企业物资采购过程中，所选择的供应商往往是一些小规模厂家，相应的物资质量难以得到有效保障，且采购成本相对较高，不利于企业经营发展。

（4）物资采购招标不合规

企业在进行大宗物资采购过程中，往往要采取招标采购方式，部分企业会通过生产急需等借口，避开招标采购，采取议标采购方式。此外，有些企业为了获取相关利益，会以自由竞争为借口，在物资采购招标过程中，让资质不全的投标人借用其他企业资质或名义参与物资招投标，进而导致串标、围标等问题的发生，严重扰乱物资采购招标秩序，降低企业信誉，增加了企业经营风险，同时也会导致企业生产制造安全隐患问题的增加。

（5）物资验收管理制度不完善

由于企业在生产经营过程中需要使用大量的物资，且物资类型多种多样，因此企业物资验收管理工作难度也相对增加。企业经营管理中，对企业生产效率与经济收益的关注度更高，往往会忽视物资验收管理工作的重要性，相关物资验收管理制度不够完善，使得物资验收过程缺乏合理的验收标准，相应的验收管理较为松懈，验收监督不够严格，因此所采购物资质量常常出现不达标等问题，进而导致企业生产风险增加，相应的产品质量难以满足市场需求，严重影响企业的进一步发展。

（6）ERP系统存在缺陷

ERP系统是企业物资采购管理中不可或缺的管理系统，通过对物资采购和相关项目进行集成管理，能够有效提升物资采购管理水平。但在企业经营管理中，由于对物资管理工作不够重视，ERP系统相关管理模块常常发生缺失问题，比如物资采购过程中，系统报表统计功能的缺失，就会导致统计数据的丢失或滞后等问题，进而对企业经营管理造成影响。此外，ERP系统中相应的打印功能只能打印物资采购订单明细，不能打印标准的合同文本，存在不小的功能缺陷，进一步增加了企业物资采购工作的难度。

2.工作流程及控制点

（1）明确物资采购职责

企业日常经营中需要使用的物资多种多样，这在一定程度上使得物资管理难度加大，因此，在物资采购过程中，应当制定相应的管理制度，明确物资管理职责，才能更好的保障物资采购质量，尤其是一些专业性强、技术含量高的物资，物资采购人员应当保障相关物资工艺符合当前社会科技发展方向，确保物资能够有效满足生产需要。但由于物资采购人员自身专业能力问题，难以准确把握企业经营所需物资，无法有效衡量物资质量，因此，针对企业不同部门所需物资的不同，应当制定更加具体的物资管理方案，由企业不同部门自行负责相应的物资采购任务。比如物资采购部门可以负责企业日常生产以及对外委托业务所需物资的采购工作；企业生产设备的技术交流与谈判主要由工程部门负责，并由工程部门签订相关技术协议，客户第一轮报价后，采购部门再进行价格谈判，并签订最终合同；生产部门相关物资采购过程中，需要提供生产所需产品模具、工装夹具以及生产设备等辅助设备的技术指标要求；工程施工合同由基建部门负责签订。

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