各位同志:
今天,我们在这里召开集团 2021年度办公室主任专题会
暨基层文秘工作者座谈会,主要是为了传达学习集团第 X届
X次职代会精神,进一步明确行政办公室年度工作任务,不
断强化基层文秘工作者业务能力。刚才,XX同志讲解了本年
度两级办公室核心工作要点,下面,我主要就如何做好基层
文秘工作,和大家进行几点交流,希望能对同志们的工作有
所帮助。
一、要经常问自己,“ 你的职责是什么? ”“ 成果是什
么?”“成果为谁所用?”
(一)基层文秘工作者要争做办公室的中流砥柱
文秘工作者是我们每个基层单位的“笔杆子”“参谋长”,
这就决定了我们的基本职责是要在基层办公系统中,坚决做
好办文办会工作。这就要求我们要明确职责有哪些,我大概
总结了下,我们最大的职责有两大点,分别是:
一是对下要发挥领导管理延伸作用。文秘工作应紧紧围
绕公司领导或项目建设展开,企业领导工作涉及的范围,也
就是文秘工作者需要延伸的范围。例如,企业领导需要召开
会议,文秘工作者就要提前整理好会议的各项事务,并从有效性角度出发,尽可能帮助参会者提前熟悉讨论问题,明确
会议方向,这样就能从源头上提高会议效率质量。
二是对上要辅助领导做出决策。文秘人员应尽可能收集
基层单位的运营信息,重点是要发现存在问题,通过深入分
析后,形成文字信息等材料,为领导提供科学有效的拟办意
见以供参考。
(二)基层文秘工作者要牢固树立成果思维
实际上,我们各个职务、职业都有自己独有的贡献,我
们要强化自己的价值、提升自己的贡献度,首要的任务就是
要树立好成果思维,遇事首先要问一问自己,“做好这件工
作,我的成果应该是什么”。对此,我认为,我们基层文秘
工作者的成果应该是:
成果一: 为基层单位领导层提供辅助性的服务,比如,
协助领导起草讲话,这里的关键点是资料的收集、逻辑的加
工及问题的提出,讲话材料的起草工作,实际上就是我们体
现“以文辅政”的重要平台,希望大家能静下心来,扎扎实
实练就一身文字功夫,最大限度发挥应有作用。
成果二: 通过文字材料,向单位同志传递工作理念、措
施。这里讲的文字材料,主要是包括工作报告、公文等,实
际上,对于我们来讲,这些文字资料不是我们“秀文采”“堆
砌字数”的工具,而应该成为企业传递工作理念、举措和文化的窗口,我们要深挖文字中所蕴含的价值,力争通过文字,
准确传递信息,让更多的员工知道我们的任务是什么、应该
如何有效的工作。
成果三:组织单位重要会议,形成会议记录、会议纪要,
并准确分送给相关人员。在这里,我想重要强调的是,会议
纪要的及时准确传递,我们有的员工往往能够及时准确起草
出会议纪要,但是却忽略了对纪要的分送和督办,这恰恰是
最关键的一环,因为所有的会议决定,只有准确的分送给责
任单位、办理人员,才能对大限度发挥效用。这也是我们体
现价值的关键所在。
(三)基层文秘工作者要清楚自己的工作成果为谁所用
实际上,我们的成果应用者,主要是三类人群,一是为
基层单位领导层所用,我们应尽可能地为领导层提供更多有
价值的信息,让他们能够做出准确的决策。二是为基层单位
同志所用,主要是让同志们能够尽可能的了解企业最新的动
态,打通信息不对称瓶颈,这样也有助于遏制谣言、集中力
量干事业。三是为客户所用,这一点主要是强调宣传的功能,
讲好企业故事,也是为企业扩市场、创品牌打好基础。
二、要经常问自己,为了使同事更好的履职,自己应该
具备或者学习哪方面的技能或者培训? 在这,我从文秘岗位职责出发,结合自己的经验,给大
家总结了两大类技能,供大家参
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