公务活动接待分工表
信息收集
序 工作内容 工作要求 责任人 备注
与对方联系人充分沟通,收集XXX基本情况及来访意图,主要包括:XXX人数、姓名、性
别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等,XXX来访意图、日常安排、接送需求、
1 来访信息收集
住宿需求、用餐需求、票务预订需求等,XXX随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车
次、航班班次、抵达时间等。
接待方案
序 工作内容 工作要求 责任人 备注
根据接待活动类别拟定活动方案,主要包括:接待方针、规格、形式、时间、地点、出席
2 拟定接待方案
人员、议程、费用预算等。
接待要素确定
序 工作内容 工作要求 责任人 备注
如在公司会场开展接待活动,应提前预定接待场所(会议厅、贵宾厅、文化展示厅等)
3
确定接待场所
如在外部开展活动,应提前确定接待场所。
视活动需要,如需用餐的,工作组应提前预定餐厅。
视活动需要,如需住宿的,工作组应提前预定宾馆。
4
食宿行安排
视活动需要,如需用车的,工作组应提前提出用车申请,如外租车辆,应提前联系好租车
公司。
工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信
等,根据需要制作 PPT演示稿。
5 工作组负责协助活动主持人拟写主持词。
文字材料准备
工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。
视活动需要,工作组负责拟定活动宣传标语内容。 视活动需要,提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作,括但不限于:活
动主题背景板或条幅、宣传条幅,欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸
6
物料准备
卡、胸花邀请函、办公耗材录音笔、激光笔、礼品、酒水等。
工作组应提前对接待场所踩点,及时确定所需资源,并保持与联系人联系顺畅。
接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的,发生费用一般由主办部门/单位承
7 费用预算 担。
工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告,并报审批。
通知及反馈
序 工作内容 工作要求 责任人 备注
工作组应在确定来访详细信息后,通知我方拟出席人员,通知至少包括:时间、地点、来
8 通知我方 宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等,如在外部开
展接待活动,通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。
工作组应在确定我方接待安排后,以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路
9 通知对方 线、联系人及手机号码等,可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人(手机号
码、车辆牌号)等。
10 人员落实 工作组负责协调落实我方出席活动人员。
工作组应提前 1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排,包括时间、
11 通知提醒
地点、相关要求等,可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。
食宿行安排
序 工作内容 工作要求 责任人 备注
工作组应提前收集XXX民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好
12
餐饮准备 禁忌等信息,并在膳食准备中作相应注意。工作组应指定专人安排XXX随同人员的休息与
膳食。
需主宾双方致辞的宴会,工作组需提前为领导准备致辞,由主人先致欢迎辞,XXX再致答
13 致辞
辞谢。
14 住宿 需安排XXX住宿的接待活动,工作组
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